|
Hassas Görevler |
Hassas Görevi Olan Personel |
Risk Düzeyi |
Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu |
Prosedürü ( Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller) |
|
2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek. |
Müdür |
Yüksek |
Eğitim öğretimin aksaması kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklaryaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması. |
İlgili maddeler ve gerekliliklerikonusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması. |
|
Enstitü kurullarına başkanlık etmek ve kurul kararlarınınuygulanmasını sağlamak. Enstitü birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak. |
Müdür |
Yüksek |
Kurulların ve idari işlerin aksaması ile hak kaybı. |
Zamanında kurullara başkanlık etmek, Kurul kararlarının uygulanmasınınsağlanması. |
|
Her yıl Enstitünün analitik bütçesinin gerekçeleri ile birlikte hazırlanmasını sağlamak. |
Müdür |
Yüksek |
Bütçe açığı ve mali kayıp. |
Hazırlanacak bütçenin bilinçli ve ilerikiyıllarda oluşacak harcamanın öngörülerek hazırlanması. |
|
Taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygunolarak edinilmesini ve kullanılmasını; kontrollerininyapılmasını, "taşınır kayıt yetkilisi" ve "taşınır kontrol yetkilisi" vasıtasıyla kayıtlarının saydam bir şekilde tutulmasını sağlamak. |
Müdür |
Yüksek |
Cezai yaptırım, görevin aksaması. |
Yasa ve yönetmeliklerin düzenli takibi ve uygulanması. |
|
Enstitünün birimleri üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak. |
Müdür |
Orta |
Kaliteli eğitimin verilememesi, hakve adalet kaybı. |
Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreteri ile koordineli çalışılması. |
|
Stratejik Planlama Kurulu toplantılarına katılmak Enstitü personelinin her türlü özlük işlerini organize edipyürütülmesini sağlamak. |
Müdür |
Yüksek |
İtibar kaybı, personelin hak kaybı. |
Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreteri ile koordineli çalışılması. |
|
Enstitünün Bölümleri arasında koordinasyonu sağlamak. |
Müdür |
Orta |
Kaliteli eğitimin verilememesi. |
Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreteri ile koordineli çalışılması. |
|
Enstitüde yapılacak işlerin yasa, tüzük ve yönetmeliklereuygun bir şekilde Rektörlük Makamının talimatları doğrultusunda zamanında yapılmasını sağlamak. |
Müdür |
Yüksek |
Eğitim öğretimin aksaması, hakkaybı. |
Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreteri ile koordineli çalışılması, yasa veyönetmeliklerin düzenli takibi ve uygulaması. |
|
Kuruluşun amaç ve hedefleriyle değişen fırsatlar arsındaki uyumun korunması ve yönetilmesine destek vermek. |
Müdür |
Orta |
Görevin aksaması. |
Planlanan hedeflerin yerine getirilmesi için gerekli iç denetimin sağlanması. |
|
2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 4. Ve 5.maddelerindebelirtilen amaç ve ilkelere uygun hareket etmek. |
Müdür Yardımcısı |
Yüksek |
Eğitim öğretimin aksamaması, kurumsal hedeflere ulaşmada aksaklıklar yaşanması, kurumsal temsil ve yetkinlikte sorunlar yaşanması. |
İlgili maddeler ve gerekliliklerikonusunda bilgilendirilme yönünde gerekli çalışmaların tamamlanması. |
|
Müdürün bulunmadığı zamanlarda Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek. |
Müdür Yardımcısı |
Yüksek |
Kurulların ve idari işlerin aksaması ile hak kaybı. |
Zamanında kurullara başkanlık etmek adına planlama yapılması ve diğer Müdür Yardımcısıyla koordinasyon içerisinde çalışılması |
|
Ders planları, dersliklerin dağıtımı, sınav programları ile ilgili çalışmaları planlamak, bu işler için oluşturulacak gruplara başkanlık etmek. |
Müdür Yardımcısı |
Yüksek |
Kaliteli eğitimin verilememesi, haksız ders dağılımı olması durumunda hak kaybı. |
Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde gerekli düzenlemeleri yapmak ve sıkı kontrol sisteminin geliştirilmesi. |
|
Öğrencilerin mezuniyetine ilişkin işlemlerin yürütülmesini sağlamak ve kontrolünü yapmak. |
Müdür Yardımcısı |
Orta |
Mezuniyet işlemlerinin gecikmesi durumunda öğrencinin hak kaybı. |
Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde en hızlı şekilde işlemlerin yapılması için gerekli düzenlemeleri yapmak ve sıkı kontrol sisteminin geliştirilmesi. |
|
Enstitü binalarının işlevsel olarak kullanımını ve gerektiğinde onarımını koordine etmek. Binaların bölümlere göre dağılımını yapmak ve verimli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak. |
Müdür Yardımcısı |
Yüksek |
Fiziki sorunlar ile hak kaybının ortaya çıkması. |
Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde olup gerekli düzenlemeleri yapılması. |
|
Temizlik hizmetleri ile çevre düzenlemelerinin kontrolünü sağlamak. |
Müdür Yardımcısı |
Yüksek |
Çalışma veriminin ve kalitesinin düşmesi. |
Günlük rutin kontrollerin yapılmasının denetlenmesi, gerekli uyarı ve düzenlemelerin sağlanması. |
|
Satın alma ve ihale çalışmalarını ile taşınır kayıtlarını denetlemek. |
Müdür Yardımcısı |
Yüksek |
Personelin çalışma veriminin düşmesi, iş akışında aksaklıkların yaşanması. |
Bölüm ve idari birimlerle irtibat içerisinde ihtiyaç duyulan teçhizatın teminini usulüne uygun bir şekilde sağlanması ve gerekli yazışmaların takibi.. |
|
İç kontrol, stratejik plan ve faaliyet raporlarına katılmak. |
Müdür Yardımcısı |
Yüksek |
Eğitim-öğretimin aksaması, kurumsal hedeflere ulaşılamaması, verim düşüklüğü. |
Bölüm ve idari birimlerle irtibat içerisinde veri akışını sağlayıp eğitim yılı ile ilgili gerekli iş bölümü çerçevesinde güncelleme paylaşımının yapılmasının sağlanması. |
|
Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatın takibi ve uygulanması. |
Enstitü Sekreteri |
Yüksek |
Hak kaybı, Yanlış işlem, kaynak israf. |
Kanun ve yönetmelik değişikliklerini takip edilmesi. |
|
Enstitü Kurulu, Enstitü Yönetim Kurulu kararlarının yazılması. |
Enstitü Sekreteri |
Yüksek |
Zaman kaybı hak kaybı. |
Kurul kararlarının zamanında yazılmasını ve dağıtımının sağlanması. |
|
Bütçenin hazırlanması ve yönetimi. |
Enstitü Sekreteri |
Yüksek |
Bütçe açığı ve hak kaybı. |
Geçmiş yıldaki harcamaları göz önünde bulundurarak gelecek yıllarda oluşacak harcamanın öngörülmesi. |
|
Gizli yazıların hazırlanması. |
Enstitü Sekreteri |
Yüksek |
İtibar ve güven kaybı. |
Gizliliğe riayet etmek konusunda tümpersonelin bilgilendirilmesi. |
|
Öğrenci danışmanlık hizmetlerine katılmak, öğrencilerin ders seçimi, ders kayıtlanması. |
Öğrenci İşleri Personeli |
Yüksek |
Öğrenci hak kaybı, eğitim ve öğretimin aksaması, öğrencinin çevreyle ve kurumla uyum halinde bir öğrenim süreci aşamasındaaksaklıklar yaşanması. |
Öğrenciler için belirlenen danışman öğretim üyeleri/görevlileri tarafından öğrencilere gerekli ve yeterli zamanlarda eğitim, öğretim, psikolojik vb. konulardadestek sunulması. |
|
Enstitüde görev yapan personelin maaş, ek ders, sınavücretleri, yolluk ve sosyal yardımlar ile ilgili tahakkuk, bordro işlemlerini yürütmek, yazışmalarını yapmak, zamanında ve eksiksiz teslim etmek. |
Mutemet/Tahakkuk Personeli |
Yüksek |
Hak kaybı. |
Birimler arası koordinasyon sağlanması ve zamanında yapılması, Kanun, Yönetmelik ve Tebliğlerdeki değişikliklerin takip edilmesi. |
|
Emekli Sandığı tarafından istenilen Emekli Kesenekleri ile ilgili form ve belgeleri düzenlemek ve gerekli işlemlerisonuçlandırmak |
Mutemet/Tahakkuk Personeli |
Yüksek |
İdari para cezası. |
İşlemlerin zamanında yapılması, hatakabul edilemez. |
|
Enstitüden ayrılan personele Maaş Nakil Bildirimi düzenlemek, SGK işe giriş ve çıkış işlemlerini takip etmek. |
Mutemet/Tahakkuk Personeli |
Yüksek |
İdari para cezası, hak kaybı. |
Birimler arası iletişimin sağlanması ve işlerin zamanında yapılması. |
|
Enstitü harcamaları ile ilgili bütçe ve ödenekleri takip etmek, ek ödenek taleplerini hazırlamak. |
Mutemet/TahakkukPersoneli |
Yüksek |
Bütçe açığı, eğitimin aksaması, görevin aksaması. |
Düzenli kontrol, zamanında müdahale. |
|
Öğrencilerin her türlü işlemlerini ve uygulamalarını 2547 Sayılı kanun, YÖK Genel Kurulu ve yürütme kurulukararları, Üniversite Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği,Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu Kararları, EnstitüKurulu ve Yönetim Kurulu Kararlarında yer alan hükümlere göre düzenlemek ve yürütmek. |
Öğrenci İşleri Personeli |
Orta |
Hak kaybı. |
Çalışma takvimine göre ve yönetmelik değişikliklerinin düzenli takip edilmesi |
|
Çeşitli kurum ve kuruluşlar tarafından öğrencilere verilecek burslarla ilgili öğrencilerin başvuru durumlarının tespit edilmesini sağlamak. |
Öğrenci İşleri Personeli |
Yüksek |
Hak Kaybı. |
Yönetmelik takibi, zamanında ve düzenli çalışma. |
|
Enstitüde görevli personelin özlük işlemlerini (izin, terfi vs.) zamanında, düzenli olarak ve giz1i1ik içerisindeyapmak. |
Personel İşleri Memuru |
Yüksek |
Hak kaybı. |
Takip işlemlerinin yasal süre içerisindeyapılması. |
|
Rektörlük Makamınca ataması yapılan personelin atama onaylarının birer örneğini, kademe ve derece ilerleme onaylarının ilgililere ve Tahakkuk birimine vermek, aslını dosyaya kaldırmak. |
Personel İşleri Memuru |
Yüksek |
Hak kaybı. |
Takip işlemlerinin yasal süre içerisindeyapılması. |
|
Rapor alan akademik ve idari personelin raporlarını düzenliolarak Tahakkuk birimine bildirmek. |
Personel İşleri Memuru |
Yüksek |
Kamu zararı. |
Takip işlemlerinin yasal süre içerisindeyapılması. |
|
Mal ve Hizmet alımları için belirlenen ihtiyaçların satın alma işlemlerinin tüm süreçlerini kontrollü ve bağlı olduğu Kanun ve Yönetmeliklere uygun olarak hazırlamak. |
Satın Alma Personeli |
Yüksek |
Kamu zararı, ihtiyaçların temininin engellenmesi. |
İhtiyaçların erken belirlenmesi, Birimler ve ilgili Müdür Yardımcısı ile koordinasyon içerisinde çalışma Mevzuatların düzenli takibi ve doğru uygulanması. |
|
Enstitü bütçe taslağını hazırlamak. |
Satın Alma Personeli |
Yüksek |
Bütçe açığı ve mali kayıp. |
Bilinçli ve ileriki yıllarda oluşacak harcamanın öngörülerek hazırlanması için verilerin doğru bir şekilde üst yönetime sunmak. |
|
Enstitü harcamaları ile ilgili bütçe ve ödenekleri takip etmek,ek ödenek taleplerini hazırlamak. |
Satın Alma Personeli |
Yüksek |
Bütçe açığı ve hak kaybı. |
Düzenli kontrol, mali hesapların düzenli tutulması, zamanında ek ödenek istenmesi. |
|
Mal ve hizmet alımlarında yaklaşık maliyetin doğru hesaplanması ve gizliliğin sağlanması. |
Satın Alma Personeli |
Yüksek |
İtibar kaybı, haksız rekabete neden olma, görevin aksaması. |
Satın alma sürecini planlı ve etkin bir şekilde yürütülmesi, önetmelik değişikliklerinin düzenli takip edilmesi. |
|
Diğer birimlerin görev alanına girmeyen yazışmalarıyapmak, dosyalamak. |
Yazı işleri Personeli |
Orta |
İşlemlerin aksaması, bilgi ve belgeye ulaşılamaması. |
Yapılan işe özen gösterilmesi ve dikkat edilmesi. |
|
Kültürel faaliyet yazışma tarihlerini birimlere bildirmek,afişleri gerekli yerlere asılmasını sağlamak. |
Yazı işleri Personeli |
Orta |
Haber alma hakkının engellenmesi. |
Takip işlemlerinin zamanında yapılması. |
|
Taşınır malların ölçerek sayarak teslim alınması depoyayerleştirilmesi ve kontrol edilmesi. |
Taşınır Kayıt ile Taşınır Kontrol Yetkilileri |
Yüksek |
Mali kayıp menfaat sağlama,yolsuzluk. |
Kayıtların ve kontrollerin doğru yapılması. |
|
Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırların kontrol ederek teslim alınması, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesinin önlenmesi ve kontroledilmesi. |
Taşınır Kayıt ile Taşınır Kontrol Yetkilileri |
Yüksek |
Kamu zararı. |
Kontrollerin ehil kişilerce yapılması, işlem basamaklarına uygun hareket edilmesi. |
|
Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtların tutulması,bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlenmesi ve kontroledilmesi. |
Taşınır Kayıt ile Taşınır Kontrol Yetkilileri |
Orta |
Kamu zararı. |
Taşınırların giriş ve çıkış işlemleri bekletilmeden anında yapılması, gerekli belge ve cetvellerin düzenli tutulması, Taşınır Kontrol Yetkilisi tarafından düzenli kontrol edilmesi. |
|
Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. |
Taşınır Kayıt ile Taşınır Kontrol Yetkilileri |
Yüksek |
Kamu zararı. |
Kontrollerin doğru yapılması, gerekli tedbirlerin alınarak taşınırların emniyete alınması. |
|
Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek. |
Taşınır Kayıt ile Taşınır Kontrol Yetkilileri |
Yüksek |
Kamu zararı, işin yapılmasına engelolma, iş yapamama durumu. |
Stok kontrolünün belirli aralıklarladüzenli tutulması. |
|
Enstitünün İnternet Sayfasının Güncel Tutulması
|
Enstitü Web Sorumlusu |
Yüksek |
İdare ve Personelin Prestij Kaybı Görevin Aksaması Bilgi kaybı |
İnternet Sayfası sorumlu personel tarafından sürekli kontrol edilip güncel tutulmalı. |